Secrétaire assistant(e) de direction

Description du métier de l'assistante de direction :

Le/la secrétaire ou assistant(e) de direction collabore directement sous un supérieur hiérarchique, chef de service ou d'un chef d'entreprise. Il/elle est chargé(e) d'assister dans la gestion et l'organisation administrative dans ses fonctions. Le métier de secrétaire de direction fait partie du domaine secrétatiat.

Le/La secrétaire ou assistant(e) de direction est le collaborateur direct d'un chef d'entreprise. Il est chargé d'assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, service ressources humaines, comptabilité, ...).

 

La secrétaire assistante de direction se charge d' organiser et coordonner pour un supérieur hiérarchique la transmission et la rédaction des informations du service (rédaction du courrier, organisation des rendez-vous et des déplacements professionnels, organisation des réunions, élaboration du compte-rendu des réunions, appels téléphoniques, envois de mails, transmission des informations venues des différents services et envois des instructions aux collaborateurs, préparation de dossiers, gestion de l'emploi du temps du directeur, contacts avec l'extérieur).

L’assistante de direction apporte un soutien administratif de haut niveau, aide à l’organisation de l’emploi du temps de son chef hiérarchique, l'assistant(e) maîtrise la saisie informatique, la rédaction et les procédures administratives, effectue des recherches d'informations et les synthétise pour les cadres; réalise des tâches de secrétaria telles que la commande de fournitures, le service de sous-traitance ou le signalement d'incidents matériels ; supervise (parfois) d'autres employés administratifs et leur délègue des tâches.

Traitant des notes et des documents en français et en anglais, elle doit réceptionner le courrier, assurer la traduction Français/Anglais et Anglais/Français, filtrer les communications téléphoniques et les visites, et parfois assurer le suivi budgétaire du service.

Exercice du métier Secrétaire assistante de direction :

Le/lasecrétaire de direction exerce au sein d'entreprises privées, établissements publics, les administrations (ministère, multinationale, etc.), les organismes, les cabinets (d’experts comptables, de médecin, d’avocats, etc.), dans les banques, en free-lance ou auto emploi par la prestation libre des services de bureautique… Le rôle de Le/la secrétaire varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité de la structure qui l’emploi(e).

Compétences professionnelles acquises

Pratiques de l’accueil, de la communication et des correspondances Productions des documents : Comptes rendus, Plannings, Notes, Rapports... Gestion du classement et archivage : Analyse de l’inFormation, méthode de classement, pratiques légales, critères de concervation/destruction de documents Gestion des clients : Comptabilité minimale, facturation, suivi, contentieux... Pratique des logiciels de bureau : Word-Excel-Publisher-PowerPoint-Outlook Usage des outils de bureau : photocopie, téléphone, fax, scanner, télécopie... Insertion et techniques de communication : Aptitude à l’informatique et Internet ; Outils et techniques de recherche d’emploi ; Structure et organisation de l’entreprise ; L’entrepreneuriat.

Condition d'admission à la formation secrétaire de direction :

Métier : Secrétaire assistante de Direction et administrative Durée de la Formation : 09 Mois + 02 Mois de Stage en entreprise Niveau minimum requis : BEPC Diplôme obtenu : Diplôme de Qualification Professionnelle (DQP)

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